Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения

• Основные способы уничтожения документов
• Процесс утилизации конфиденциальных и секретных документов
• Преимущества сотрудничества с компаниями по утилизации
• Особенности уничтожения бухгалтерской документации
• Стоимость услуг по уничтожению документов

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Данная процедура проводится во всех организациях с целью освобождения пространства и упорядочения архива.

Основные способы уничтожения документов

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов.

Механическое измельчение

Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами. При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Измельчение документов

Сжигание

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:

• Сжигание документов может осуществляться только на специальных базах, или других оборудованных для этого площадках.
• Процедура небезопасна для экологии, и этот факт признаётся многими странами мира. Поэтому большое количество утилизированной таким способом бумаги, неизбежно нанесёт вред окружающей среде.
• Если сжигать документы не в специальных печах, то процесс может пройти некачественно, и некоторые бумаги могут уцелеть.

Закапывание

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя – бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус – бумага может быть выкопана. Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами.

Мобильный шредер

Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.

Шредирование документов

Процесс утилизации конфиденциальных и секретных документов

Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись. Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом – химической обработкой.

Степени секретности уничтожения документов

Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств. Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером.

Метод по карману далеко не всем, и воспользоваться им могут только крупные организации или государственные учреждения. Дело в том, что полученный состав в обязательном порядке перевозится на полигон ТБО, и именно этот фактор делает процедуру такой дорогой. Если требуется надёжное уничтожение конфиденциальных бумаг без возможности восстановления, то компании выбирают именно химическую обработку.

Преимущества сотрудничества с компаниями по утилизации

Ликвидация документов – довольно трудоёмкий процесс, который занимает большое количество времени. Выгоднее работать со специализированными службами, так как они в короткие сроки помогут расчистить помещение.

Главное преимущество организаций состоит в том, что они занимаются уничтожением документов на любых носителях. Утилизируются:

• пластиковые карточки;
• устаревшие бухгалтерские отчёты;
• газеты и журналы;
• документы с конфиденциальной информацией;
• книги в любом переплёте, и др.

При физической ликвидации между сторонами заключается договор, в котором прописаны все обязанности и условия о неразглашении, в противном случае сотрудники будут привлечены к ответственности. Обычно компании дорожат своей репутацией, поэтому можно быть уверенным, что утилизация архивных документов пройдёт без неприятных нюансов. Во время уничтожения к машине (или в цех) не допускаются третьи лица, а процесс протекает с соблюдением всех правил безопасности.

Заказчик имеет полное право лично присутствовать при уничтожении, а также потребовать фото и видео данного процесса.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы

Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию.

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки. Если финансовые потери всё же присутствовали, и их распределяли на следующие периоды, то все подтверждающие бумаги должны быть сохранены. Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

Вывоз документов

• подача грузовика;
• работа грузчиков по переносу документов;
• измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
• вывоз переработанных отходов;
• составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Уничтожение документов

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

Видео по теме: Уничтожение документов

Полезные статьи

Организация производства туалетной бумаги как бизнеса

Этапы организации переработки макулатуры в домашних условиях

Прием макулатуры в Тольятти